Dopo l’ode alla posta elettronica non posso non segnalare un altro articolo molto pratico per non essere frustrati di fronte ad una cartella di posta in arrivo piena e apparentemente ingestibile. Le regole base sono relative ad evitare di ricevere email e allo svuotare la cartella in arrivo nel modo più rapido. Non è facile, ma con un po’ di pratica, te lo assicuro, anche volumi di posta imponenti diventano gestibili.
Sintesi di un articolo pubblicato da Timothy Ferriss.
- Spazzatura. Filtrare la tua posta principale offrendo al pubblico una Gmail è una ottima soluzione per bloccare alla fonte un sacco di posta indesiderata.
- Notifiche. Molti servizi web generano notifiche a non finire. Mantenere solo quelle effettivamente indispensabili e abbandonare le altre.
- Automatizzare. Per tante email abbiamo delle procedure che possiamo automatizzare. le newsletter in una cartella apposita per esempio. Non intasa la cartella in arrivo e risparmiamo anche quei pochi secondi per spostare le email periodiche.
- Scherzi. Invitare gli amici appassionati a non inondarci di giochi, battute e barzellette per email, ci libera tempo e spazio.
- Policy pubblica. Inserire sul proprio sito alternative, ad esempio, per le segnalazioni (via del.icio.us) aiuta a ridurre il flusso.
- Lista cose da fare. Gestire le cose da fare in un sistema alternativo all’email aiuta a ridurre il carico.
- Velocizza. prenditi due minuti per trattare ogni email, rispondere, parcheggiare in una cartella, archiviare o cancellare.
- Cancella senza pietà. Non esitare a cancellare messaggi che non hanno ragione di essere archiviati. Non devi rispondere a tutte le email.
- Risposta breve ma efficace. Mantieni in cinque rghe la risposta: meno tempo e più sintesi.
- Fino alla fine. Prenditi un po’ di tempo per rispondere alla posta e non lasciare fino a che non hai terminato.
Non è la panacea di tutti i mali, ma aiuta.
beh più che condivisibile.
Ciò che consiglio – grazie all’esperienza quotidiana nella gestione di oltre 2.000 email nella mia mail personale – é di:
a) sfruttare il più possibile i filtri che il proprio client o la propria webmail mettono a disposizione per una prima scrematura automatica;
b) individuare e marcare per il completamento i messaggi più importanti rilevati ad un primo colpo d’occhio (quello che si da quando si elimina lo spam!);
c) classificare per priorità le mail che necessitano di risposta: mai lasciare messaggi letti in inbox senza un’indicazione visuale di come dovranno essere trattati successivamente!
d) anche se può sembrar banale (ma, ahime, ho visto centinaia di persone farlo!!) non utilizzare l’inbox come archivio! spostare sempre i messaggi già ‘gestiti’
Un altro consiglio è prepararsi delle risposte precompilate: ovvero sia le classiche FAQ, sia quelle dove basta riempire gli spazi, ad esempio per risolvere questo problema leggi la guida a questo link.
Più in generale io cerco di adottare la strategia ‘Inbox Zero’ illustrata in questa presenzazione http://video.google.com/videoplay?docid=973149761529535925
beh più che condivisibile.
Ciò che consiglio – grazie all’esperienza quotidiana nella gestione di oltre 2.000 email nella mia mail personale – é di:
a) sfruttare il più possibile i filtri che il proprio client o la propria webmail mettono a disposizione per una prima scrematura automatica;
b) individuare e marcare per il completamento i messaggi più importanti rilevati ad un primo colpo d’occhio (quello che si da quando si elimina lo spam!);
c) classificare per priorità le mail che necessitano di risposta: mai lasciare messaggi letti in inbox senza un’indicazione visuale di come dovranno essere trattati successivamente!
d) anche se può sembrar banale (ma, ahime, ho visto centinaia di persone farlo!!) non utilizzare l’inbox come archivio! spostare sempre i messaggi già ‘gestiti’
Un altro consiglio è prepararsi delle risposte precompilate: ovvero sia le classiche FAQ, sia quelle dove basta riempire gli spazi, ad esempio per risolvere questo problema leggi la guida a questo link.
Più in generale io cerco di adottare la strategia ‘Inbox Zero’ illustrata in questa presenzazione http://video.google.com/videoplay?docid=973149761529535925
‘NINJA DELL’E-MAIL’ è strepitosa…:o)))
io sono passato da outlook a thuderbird e mi trovo decisamente meglio!
‘NINJA DELL’E-MAIL’ è strepitosa…:o)))
io sono passato da outlook a thuderbird e mi trovo decisamente meglio!