Come gestire e archiviare informazioni personali e professionali?

Da lavoratore della conoscenza mi sono sempre interrogato su metodi, strumenti e tecniche per gestire, archiviare, classificare e poi recuperare informazioni, link, idee, contenuti utili da applicare in ambito lavorativo o personale. Attivo sul web fin dalla prima era dei servizi di condivisione – 2004-2005 nascono Flickr, delicious, YouTube e altri servizi che non esistono più – ho accumulato nel tempo, in piattaforme diverse, un sacco di materiale che mi rendo conto oggi essere a) per lo più inutilizzabile, vecchio, superato, b) archiviato, taggato, ma non così facile da recuperare, c) depositato in archivi di servizi (quasi) abbandonati da chi li ha creati o d) non utili nel rapporto tempo dedicato / risultato ottenuto.

Nella categoria d) rientravano i profili che ho aperto, usato per anni e poi cancellato, come Tumblr, Instagram, Facebook (chiuso un profilo vecchio di 7 anni e riaperto uno nuovo), FriendFeed e altri che neanche mi vengono in mente in questo momento.

Nella categoria a), b) o c) ne rientrano diversi, colpiti da una sindrome o da un’altra. Su delicious avevo quasi 11.000 link salvati e taggati dal 2005. Oggi, guardando quelli relativi ad alcuni mesi degli anni più indietro nel tempo e alcuni tag specifici, ho scoperto che il 99% di questi era inattivo o inutile rispetto al contenuto, superato dai tempi, quindi ho finito per cancellarne un migliaio circa: non amo la spazzatura digitale, in ogni sua forma. Su Flickr ho circa 10.000 foto e nel 2014 ne ho caricate tante di nuove, frutto dei numerosi viaggi in giro per il mondo: non voglio neanche pensare a quante non abbiano descrizione, titolo o tag adeguati e quante, del passato più passato, siano da cancellare perché senza più senso (per me). Caricare in blocco immagini online richiede pochi minuti. Cancellare le foto inutili richiede molto più tempo e la maggior parte della gente non si preoccupa dei propri detriti digitali, perché altro non sono che detriti.

Tra i detriti rientrano anche decine (centinaia) di post, accumulati in 12 anni di blogging. Oggi inutili perché i link contenuti non portano più da nessuna parte o perché il contenuto non interessa a nessuno (segnalazioni di eventi o di contenuti di breve durata). Preso dal sacro fuoco, nel mese di gennaio ho navigato un po’ tra l’archivio di Pandemia e di lucaconti.it per cancellare almeno 500 post dal primo (ora a circa 4750 post online) e almeno 50 dal secondo (1250 post online). Certamente tra i 6000 post attivi, pur mantenendo post interessanti sul piano della storia personale, probabilmente se ne potrebbero eliminare un altro migliaio e forse anche di più. Un attività simile richiede tempo, genera un po’ di depressione, fa riemergere qualche pillola di saggezza, ma mostra come il mito della rete con memoria infinita non sia poi così vero dopo tutto, nel bene e nel male.

Sull’onda di queste considerazioni, mi sto interrogando come gestire la conoscenza utile, sul piano personale e professionale, e come condividerla, con quali strumenti e con quali metodi.  Provo a sintetizzare alcuni flussi, attraverso le applicazioni utilizzate.

Feedly/Flipboard/Reading.am/Prismatic/Zite/Twitter/Chrome/email > Pocket

Feedly, Flipboard, Reading.am, Prismatic, Zite, Twitter sono servizi web (quasi tutte app) attraverso le quali filtro e seguo le mie fonti o i miei interessi. Insieme alla navigazione da browser e ai link ricevuti via email, da contatti o newsletter, le informazioni che non consumo subito, finisco su Pocket, per essere lette con calma e poi archiviate, su Pocket o su altri servizi, o condivise (vedi sotto).

Slideshare/TED/Linkedin/Chrome/Pocket > Twitter/Facebook/Linkedin/Blog/email

Da altri servizi o app, incluso Pocket, condivido i contenuti che reputo interessanti su diverse piattaforme, direttamente o attraverso un post scritto su uno dei miei blog. La maggior parte dei link finiscono su Twitter, alcuni su questo blog, altri anche sulla mia pagina Facebook o su Linkedin. Molte condivisioni avvengono via email su uno o più soggetti (amici e conoscenti) che ritengono possano beneficiare delle informazioni che voglio condividere.

Informazione utile da archiviare e riprendere > delicious/Pocket

Quando mi imbatto in qualcosa di utile, da andare a riprendere per mille motivi (qualcosa da applicare in un modo o in un altro, per me o per un cliente, potenziale o reale, o per un articolo da proporre al Sole 24 Ore), lo classifico e lo archivio, oggi più su Pocket che su delicious. Leggendo centinaia di articoli alla settimana su Pocket, gioco forza è qui che gli articoli terminano il loro ciclo, con un tag. Su delicious vanno ormai le briciole.

Quanto è efficiente questo sistema? Non troppo, per varie ragioni. L’informazione potenzialmente utile non è sistematizzata in un unico insieme, purtroppo. La situazione attuale vede alcuni link “storici” su delicious, molti altri utili (da riprendere e classificare meglio) dentro Pocket, altri sparsi su Twitter e blog, con utilità variabile ma non pari a zero. Qualche coda di video da vedere è su YouTube o Vimeo (poca roba, guardo pochi video online) e non c’è molto altro. Le schede del browser aperte a fine giornata vengono risucchiate da OneTab, estensione per Chrome, pronte da essere riprese e classificate se necessario.

A questa varietà di contenuti online si aggiungono i file salvati sul computer (parzialmente nella cloud), tra ebook, video, foto, documenti vari, documenti bancari/professionali/amministrativi, documenti PDF/PowerPoint creati o scaricati. Questi contenuti sono replicati su due dischi fissi e parzialmente nella cloud con Dropbox, Picturelife, Box, Hubic, Google Drive. Questa frammentazione sembra forse una pazzia, ma da un lato diversifica il rischio e dall’altro sfrutta spazio gratuito su varie piattaforme, per contenuti quasi sempre diversi (ebook su un archivio, foto su un altro, ecc.). Quanto questi contenuti siano facilmente recuperabili è il vero problema. Oggi le informazioni preziose sono mischiate insieme a quelle di poco valore, anche se nei mesi scorsi ho avuto l’accortezza di cancellare giga e giga di documenti inutili, foto doppie ed ebook che mai avrei letto in tutta la mia vita.

Come fare a mettere ordine tra tutto ciò?

L’idea che mi è venuta è forse l’uovo di Colombo, considerando come si tratti di qualcosa tutto sommato banale e usato da milioni di persone: Evernote!

Complice il nuovo smartphone con un anno di Evernote Premium gratis, ho pensato di provare a usarlo di nuovo, dopo averlo usato anni fa, mai seriamente. Mi sono letto un po’ di consigli in giro e voglio modificare il flusso dell’archiviazione finale completamente su Evernote, almeno per tutto ciò che riguarda le informazioni di carattere professionale (link, articoli, documenti, idee, note) e qualcosa di carattere personale (note, idee, articoli). Con la versione base di Evernote è comunque possibile archiviare fino a 60 mb di dati gratuitamente, quantità più che sufficiente se escludiamo file veri e propri.

Se il nuovo flusso converge quindi su Evernote, ho intenzione di riorganizzare tutta la conoscenza condivisa pubblicamente, oggi online sui miei profili e blog. Ho già cominciato, devo ancora lavorarci assai, ma l’obiettivo è di avere online contenuti che rispecchino chi sono, cosa faccio, utili al sottoscritto e a chi mi segue. Tutto ciò che non risponde a questo scopo è destinato a sparire nell’oblio. Ciò che resta dovrà essere classificato a dovere, nei limiti del possibile, sia nel caso sia pubblico, sia nel caso sia privato ma nella cloud.

Voglio poter tornare a guardare l’immagine che i miei siti e profili generano e riconoscermi in pieno. Sono certo che più questo allineamento proseguirà, più sarà facile me muovere i prossimi passi, sul piano personale e soprattutto professionale. Per troppo tempo ho vissuto di rendita, sui contenuti pubblicati negli anni. Oggi ciò che è online ha perso gran parte del suo valore, va eliminato, curato con maggiore attenzione e affiancato da nuovi contenuti, certamente da organizzare meglio rispetto ai precedenti. Un lavoro non da poco, su cui voglio concentrarmi nelle prossime settimane. Un impegno pubblico in tal senso è un ulteriore stimolo ad agire.

Come gestisci la tua conoscenza? Usi Evernote? Suggeriresti altri strumenti? Il tema mi appassiona molto, come hai potuto vedere: non scrivevo un post da 1296 parole da anni, se mai ne ho scritto uno. Ogni consiglio è il benvenuto. Grazie